Vous êtes co-animateur ou co-animatrice d’un groupe de la communauté de pratiques : « Promouvoir tous les talents ! » : voici les principaux points que vous devez connaître afin d’utiliser au mieux cet espace et d’exercer au mieux votre rôle.

Pour résumer, vous avez trois rôles clés :
1/ Vous décidez quels membres accepter au sein de votre groupe. Nos groupes sont confidentiels, prenez donc soin de bien choisir les personnes de confiance que vous ferez entrer dans nos discussions.
2/ Vous administrez tous les contenus du groupe et vous validerez notamment les notifications (voir le troisième onglet sur la modération des contenus).
3/ Vous animez votre groupe en proposant des initiatives, notamment des bonnes pratiques à enrichir, et vous êtes également le premier animateur des échanges : vous initiez et animez les conversations sur les différents sujets que vous souhaitez traiter dans votre groupe, vous sollicitez notamment vos membres pour qu’ils interviennent dans tel ou tel échange s’ils ne l’ont pas fait spontanément, vous pouvez également faire appel à des membres extérieurs sur un sujet particulier…

Sur ces trois rôles clés, il est important de bien définir le partage de ces rôle avec votre co-animateur (animatrice)
Voici quelques précisions sur comment procéder : si vous avez des questions posez-les au sein du groupe animateurs ou à Lauriane, notre administratrice technique, nous ferons évoluer ce document peu à peu. Bonne lecture !

1/ Accepter les membres de votre groupe d’échanges

On devient membre de la communauté par une simple inscription validée par l’administrateur ou le community management de la communauté. Cette inscription ne donne accès qu’à la page d’accueil publique et à la newsletter collaborative.

Ensuite, chaque membre de la communauté peut demander à adhérer à un ou plusieurs groupes d’échanges.

C’est vous qui acceptez ou non ces demandes. (en savoir plus sous l’onglet : accepter les adhésions à votre groupe)

Lorsqu’un utilisateur souhaite adhérer à votre groupe, vous recevez un mail vous informant qu’un utilisateur souhaite rejoindre le groupe.

Vous pouvez demander des précisions sur la candidature des membres que vous ne connaissez pas en leur envoyant un message privé, de façon à mieux connaître ses motivations. Cliquez sur le profil de l’utilisateur, puis sur « Envoyer un message privé » :

2/ Modérer les échanges au sein du groupe

Vous serez notifié dès qu’un nouveau contenu est publié et vous devez l’accepter pour qu’il soit publié

Vous devez supprimer tout contenu incorrect ou qui vous parait poser des problèmes de confidentialité. (en savoir plus sous l’onglet : modérer les échanges au sein du groupe )

Il s’agit d’encourager les membres de votre groupe à rechercher et à documenter de bonnes pratiques sur votre thématique pour leur donner ensuite une diffusion publique. Pour simplifier, c’est un processus en 5 étapes :

Vous pouvez  déléguer une partie de l’animation de votre groupe (certaines phases de travail par exemple) à un ou plusieurs membres ou former des sous groupes dédiés. Vous pouvez également demander l’aide des animateurs des autres groupes d’échanges notamment via le groupe Animateurs.

• nourrir le groupe d’exemples, de documents inspirants pour avancer sur votre thème (tirés notamment de la newsletter collaborative de la communauté)
• lancer un sondage ou un vote au sein du groupe (ou de la communauté ou du public à partir de la page Linkedin par exemple) sur une question simple :   sites utiles ou contacts pour la recherche de BP, sélection d’une BP pour la documenter…
• faire appel à contribution, relancer ou questionner certains de vos membres peuvent être contributeurs
• susciter les contributions de professionnels extérieurs au groupe (dans la communauté ou en dehors )pour suggérer de nouvelles pistes de recherche,  questions et apporter leur regard
• et à tout moment, demander le concours de l’équipe ou contacter les autres animateurs de la communauté…

Comment publier un document ? 

Deux solutions sont possibles suivant le type de document et les destinataires du document.

1 : Si vous souhaitez publier un document texte, vous devez vous rendre dans « Ressources partagées » puis cliquer sur « Nouveau document ».

Une fois votre document créé (vous avez la possibilité d’ajouter une pièce jointe en format .doc ou pdf), vous devez choisir parmi plusieurs options de visibilité : vous choisissez quels membres peuvent voir votre document. Depuis cette rubrique, il vous est donc possible de créer un document pour l’ensemble des membres de la communauté de pratiques ou uniquement pour votre groupe.

2 : Vous souhaitez publier un lien, une image, une vidéo pour votre groupe. Rendez-vous sur la page d’accueil de votre groupe puis cliquer sur l’icône correspondante à votre choix (située sous « Publier une note »). Une fois votre image, lien ou vidéo, le média partagé se classera automatique dans la catégorie correspondante. Vous retrouverez l’ensemble des publications dans les rubriques du menu de votre groupe, en cliquant sur « Liens », »Images » ou « Vidéos ». Dans la rubrique « Documents », vous retrouverez tous les documents type TEXTE (créé depuis la page « RESSOURCES PARTAGEES »).